酒店行业也开始逐渐数字化管理，其中酒店房间预订记录是酒店管理的重要部分。在不同的国家和地区，对于酒店房间预订记录保存的规定和时长可能会有所不同。大多数国家都有类似的规定来保护客人的隐私和数据安全。
酒店房间预订记录保存的时间不会超过一定的年限，通常为 1-2 年。在这段时间内，酒店需要保存客人的预订信息以备查阅和审查。这些信息通常包括客人的姓名、联系方式、预订日期、入住和退房日期、支付方式等。对于一些特殊的情况，比如涉及刑事案件或者其他法律纠纷，预订记录可能会被保存更长的时间。
谁可以查阅和审查这些预订记录呢？一般来说，只有经过授权的酒店工作人员才能查阅客人的预订记录。这些员工可能包括酒店前台接待员、客房部经理、财务部门工作人员等。他们需要这些信息来确认客人的预订情况，处理客人的入住和结账手续，以及为客人提供更好的服务和体验。
除了酒店工作人员，有些情况下，执法部门或者司法机构也可以依法查阅客人的预订记录。比如在刑事案件调查中，警方可能需要获取相关的预订信息来追查嫌疑人的行踪和活动。一些国家的税务部门也有权查阅酒店的预订记录，以核实酒店的经营情况和纳税情况。
除了以上授权的人员和部门，任何其他个人或机构都是禁止查阅和审查客人的预订记录的。这是因为客人的预订信息属于个人隐私的范畴，酒店有责任保护客人的隐私和数据安全。如果酒店违反相关法律规定，将可能面临严重的法律后果和经济赔偿。
在数字化管理的今天，酒店需要加强对客人预订信息的保护和管理。酒店需要建立健全的信息保护制度和技术手段，确保客人的预订信息不会被泄露或滥用。同时酒店也需要对员工进行相关的隐私保护培训，加强他们的信息保护意识和责任感。
酒店房间预订记录保存的时间通常为 1-2 年，只有经过授权的酒店工作人员和部分执法机构才能查阅和审查这些信息。其他个人或机构都是禁止查阅和审查客人的预订记录的。酒店需要加强对客人预订信息的保护和管理，保障客人的隐私和数据安全。